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          學習園地

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          企業管理應對新冠肺炎疫情風險及審核

          一、管理體系增加對新冠肺炎疫情風險的辨識

          可以運用PEST模型,考慮相關政策法律(合規性義務)、經濟情況、社會因素、技術狀況,組織面臨新冠肺炎疫情的威脅,分析內外部環境影響因素及相關方需求期望;

          二、疫情風險相關應對措施的策劃


          (一)管理架構與職責分配

          組織應建立由總經理掛帥、行政安環職能設立辦公室、各部門負責人為主要職責的疫情應對管理機構,制定應急預案和有關制度規程,檢查、督促公司傳染病防治措施落實情況,安排人員開展相關的預防或實施救助工作,收集本部門人員信息并上報等職責。

          (二)目標設定與管理方案

          組織可設定疫情防控有關的管理目標,如員工疫苗接種率100%、核酸應檢盡檢率100%、日常檢查發現不符合的整改率等指標。

          組織應就實際業務狀況,參考國家和省市有關技術指南,制定疫情防控相關的管理制度,如:新冠肺炎疫情流行期間辦公場所和公共場所空調通風系統運行規程、辦公場所防控規程、員工上下班乘坐公共交通工具及公司班車消毒注意事項、人員出差管理制度(針對疫情防控的要求)、公司各崗位口罩選擇與使用規定、門衛(訪客)管理制度、食堂防控管理制度等。

          三、資源與支持


          (一)資源

          組織應提供新冠肺炎疫情防控所需的資源,如口罩、紅外體溫槍、消毒液、洗手液、消毒劑、遠程辦公(審核)視頻和網絡設施及軟件程序,行政部門應設定配備標準、財務部門做好預算及資金撥付、采購部門的供方選擇、倉庫的物質管理與分發至各部門、各本門的領用管理。

          工作環境管控,如車間和辦公室空調系統的清洗、過濾網消毒,車間的通風情況;疫情期間減少集中開會和培訓,工作臺、電梯、食堂、盥洗室、衛生間及接待室等公共區域或物體表面每日消毒。

          (二)支持

          對于員工,應做好疫情防控意識培訓,利用單位的宣傳欄、公司的微信公眾號、微信群、車間看板等媒介,開展多種形式的傳染病防治知識健康教育,使管理人員和一線員工充分了解健康知識,并引導推廣健康的生活和工作方式,包括減少下班和節假日的棋牌室活動及澡堂泡澡,有條件的單位可以安排工間操,同時做好自我防范工作,若有異常做好自我隔離,以便于溯源,同時向所在轄區鄉鎮或者園區進行報告備案。

          疫情相關內外部事項,按職責規定,可由綜合行政或安環部門負責對接內外部的溝通交流,及時調整相應舉措,以便配合、符合當地疫情防控部門的統一部署并保留相關證據。

          由前述管控疫情而策劃的管理方案形成的相關文件,應統一歸口部門管理負責發布和保存記錄。

          四、運行檢查與審核



          (一)運行及內審檢查

          根據組織制定的管理方案文件要求,就疫情期間訪客的門衛控制(包括員工)查驗“兩碼”,包括外地訪客來自中高風險區域的核酸報告要求、測量體溫、員工口罩佩戴、食堂飯桌座位間隔、員工差旅的行程地點(疫情中高風險地點)、公司內部工作環境管控、宿舍管理等內容,實施日常的內部檢查,在管理體系內部審核中應增加該項內容,也可采用內部評分制對相關制度是否建立健全及運行控制情況實施評價。

          (二)外部審核

          疫情期間,根據實際情況,如本企業所在地區為中高風險區域,或者審核計劃中的二方客戶、認證機構審核員來自中高風險地區,則可以參照中國認證認可協會組織編制的團體標準T/CCAA36-2020《認證機構遠程審核指南》,綜合運用ICT信息通信技術,與審核方溝通確認后,策劃并實施遠程審核,作為企業方應盡量客觀地提供和展現企業本身的真實情況,以便評審組織能夠在審核過程中提供更有價值的增值服務,審核員也應關注受審核方上述關于疫情管控的舉措。

          五、不符合糾正與持續改進



          組織應確定對運行或內審過程中出現的不符合采取相應措施以控制和糾正不符合,并保留相關證據。

          組織應持續改進疫情過程出現的風險辨識,以及時調整并嚴格執行疫情風險控制方案,以保證疫情風險控制的適宜性、充分性和有效性。


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